Повышение операционной эффективности компании Proptech

КОНТЕКСТ ПРОЕКТА:

Компания находится в поисках возможности сокращения затрат и роста производительности труда с помощью цифровизации и оптимизации операционных задач.

ЗАДАЧА:

Провести анализ ключевых бизнес-процессов компании (16 бизнес-процессов) с целью определения предполагаемых «зон неэффективности» и формирования рекомендаций по информационным системам (далее - ИС), рассматриваемых к внедрению для решения выявленных «проблемных зон» в разрезе рассматриваемых бизнес-процессов компании.

ЦЕЛИ:

1. Провести анализ ключевых выделенных бизнес-процессов (16 БП) компании заказчика в текущим состоянии - as is;

2. Выявить потенциальные «зоны неэффективности» в ключевых бизнес-процессах компании Заказчика (16 БП);

3. Определить области для улучшения и определить запрос к автоматизации бизнес-процессов компании в заданной предметной области и сформировать рекомендации по улучшению операционной эффективности;

4. Подобрать информационные системы, соответствующее требованиям к автоматизации и подходящие для решения поставленных задач.

ВЫЯВЛЕННЫЕ «ЗОНЫ НЕЭФФЕКТИВНОСТИ»:

По результатам проведенного анализа цепочки ценности компании Заказчика по 16 выделенным ключевым бизнес-процессам (далее - БП) было выявлено, что в 8 из 16 БП наиболее характерно выражены «зоны неэффективности».

ОБЩИЙ СРЕЗ ПО АНАЛИЗУ ПРЕДПОЛАГАЕМЫХ «ЗОН НЕЭФФЕКТИВНОСТИ»:

В таблицах №1 и №2 представлены:

— ключевые бизнес-процессы компании;
— предполагаемые «зоны неэффективности»;
— область для автоматизации или предложение по оптимизации процесса;
— методика оценки неэффективности;
— область необходимого решения.

ТАБЛИЦА 1:

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ. ОБЛАСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО ОПТИМИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА:

1. Поиск и покупка земельного участка:

— для фиксации КП (коммерческих предложений) использование CRM-системы вместо общей облачной папки; там же фиксировать результаты переговоров для последующего анализа, накопления статистики и накопления опыта для других сотрудников;

— перед встречами по КТ (контрольным точкам) сформировать общую онлайн-область для ознакомления с материалами и возможностью оставить комментарии у участников рабочих совещаний с целью сокращения сроков проведения собственного совещания и выявления необходимых проблемных вопросов для обсуждения;

— сформировать шаблоны чек-листов для каждой КТ (контрольной точки);

— автоматизировать формирование протоколов встречи с созданием задач для исполнителей со сроками;

— сформировать подход к заполнению аудита в формате совместного заполнения полей в карточке с последующим автоматическим формированием консолидированного отчета. Задачи по заполнению разделов отчета формировать автоматически по ответственным по направлениям со сроками;

— сделать заполнение, хранение и просмотр фото-видеоматериалов непосредственно в карточке объектов;

— сместить функции формирования сметы в процессе на более ранние стадии и заложить больше времени (внутри бизнес-процесса по формированию сметы).

2. Разработка концепции и эскиза, основное проектирование:

— оптимизировать командную работу по «гибкой» методологии управления AGILE2, проводить регулярные (ежедневные) короткие встречи (до 15 мин) для синхронизации результатов и проблем, выделять периоды (спринты), в течение которых команда работает над понятными и осязаемыми результатами, оперативно передавать достигнутые результаты другим участникам команды или другим командам;

— создавать сводный связанный план-график работ по проектированию, вносить в него сроки и длительность работ, полученные от подрядчиков, вносить своевременно фактическую информацию и таким образом отслеживать критический путь проекта по реализации объекта;

— использовать оптимальных исполнителей по соотношению стоимость/качество (в TQS);

— подготовить единую, доступную «Базу знаний» накопленного опыта по разделам и регламент ее использования, которая переводится в критерии для подрядчиков, используется при согласовании ТЗ и получаемых от подрядчиков. Сформулировать систему стимулирования и мотивации сотрудников для пополнения Базы знаний;

— сформулировать критерии приемки (Критерии готовности) результатов различных видов работ, отдаваемым подрядчикам, например требования к соответствующим разделам проектной документации. Регламентировать передаваемые требования подрядчикам, информировать их о последующей приемке по данным критериям. Фиксировать приемку по критериям (в т. ч. по техническим правилам работы со сдаваемыми файлами);

— поэтапное проведение технадзора принимаемых результатов по мере готовности каждого из разделов проектной документации.

3. Формирование Графика СМР (строительно-монтажных работ); формирование сметы (список и объем работ); проведение оценки стоимости объёмов работ и материалов (формирование сметы):

— вносить фактические даты и перепланировать график автоматизировано;

— ПГ (план-график) по разделам приходят от подрядчиков через единую форму или интерфейс на портале. Автоматизировать и передать ответственность за сведение полученных данных в единый ПГ (план-график) на ПТО.

4. Общие процессы управления:

— использовать более гибкий и функциональный таск-трекер, соединяющий в себе функции waterfall и agile планирование;

— организовать проектный офис для систематического отслеживания задач (т. е. внедрить подход к управлению ИТ-проектами.

ПРИМЕРЫ И КЛАССЫ ИС, КОТОРЫЕ ПОКРЫВАЮТ ЗАПРОСЫ В РАЗРЕЗЕ БП, ОПИСАННЫХ ВЫШЕ:

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАССМАТРИВАЕМЫМ К ВНЕДРЕНИЮ ИНФОРМАЦИОННЫМ СИСТЕМАМ:

По результатам проведенного анализа нами были отобраны IT-решения, решающие, выявленные в ходе исследования, запросы и которые могут оптимизировать «зоны неэффективности»:

ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ПРОВЕДЕННОГО АНАЛИЗА:

— выявлено, что 8 из 16 ключевых бизнес-процессов наименее покрыты IT-системами или в БП преобладают «узкие места»;
— проведён анализ БП и «зон неэффективности», определены «узкие места» в БП и предложены варианты их оптимизации;
— определены области для улучшения и сформирован запрос к автоматизации бизнес-процессов компании;
— сформированы рекомендации по улучшению операционной эффективности;
— рассмотрены IT-решения и предложны 15 решений, отвечающих на запросы к автоматизации;
— предложен формат управления ИТ-проектами для повышения эффективности управления процессом автоматизации БП.

По результатам выделяем 4 ключевых предложения по автоматизации и оптимизации деятельности компании и дальнейшему рассмотрению IT-решений к внедрению или задач по доработке текущих решений: